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ビジネス会話のテクニックをおさらいしよう! 

ビジネス会話のテクニック
ビジネス会話の基本である「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」は、主に内部のコミュニケーションに使用されます。それでは外部の方と会話をする際は、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。確認してみましょう。

5W2Hで伝達!

【ビジネスの5W2H】
[When(いつ/期日・日時など)]
[Where(どこで/事案の場所・集合場所)]
[Who(誰が/担当者・実行者)]
[What(何を/仕事・案件の内容)]
[Why(なぜ/理由・目的)]
[How to(どうやって/行うにあたっての方法)]
[How much(いくら/コスト・予算など)]

どの様な会話であれ、まずは言葉のキャッチボールを意識しなければなりません。相手の話に無反応であったり、逆に一方的に話し続けるような態度は、ビジネスに限らず歓迎されるものではないのです。
 
聞き手に回る時は、会話のきり良いところで相槌を打つ、相手の言葉を復唱して確認するなど、「貴方の話を聞いています」という姿勢を見せるようにしましょう。ただし、むやみやたらに言葉を挟むと無礼になる点には注意が必要です。
 
話し手となる際は、まず会話のスピードに気をつけます。相手が落ち着いて内容を理解できるよう、意識的にゆっくりと話してみましょう。更に相手に用件を伝える際は、前述の「5W2H」を念頭に置いてみましょう。まず結論を述べた上で5W2Hに沿って詳細を説明することで、相手にとっても自分にとっても分かりやすい会話が出来るのです。
 
また本筋とは直接関係の無い雑談も時に重要となります。お互いに沈黙することのないよう何かしらの話題を振るのがビジネスマナー。
 
プライベートな話題を出すことは好ましくありませんので、天気やニュース、軽い仕事の話など、当たり障りの無い会話を振ってみましょう。ただし「政治・宗教・野球」に代表される、個人の思想信条に触れる話題は出来る限り避けるべきです。
 

本題の前にクッションを置く

ビジネスの場では、時に催促や命令、お断りなど、言いづらい事も相手に伝えなければなりません。しかしあまりにダイレクトな物言いをしては、相手に不快な思いをさせてしまう可能性があります。そんな時に約に立つのが、本題の前に一言付け加える「クッション言葉」です。
 
例えば、相手方から過大な要求をされ対応が不可能と判断するしかない状況を想定してみましょう。単純に「そういった対応はいたしかねます」と断るよりも、「申し訳ございませんが、そういった対応は~」と頭につけるだけで、相手の受ける印象は大きく変わります。
 
こうしたクッション言葉には様々な種類があり、状況に応じて使い分ける必要があります。まずは「恐れ入りますが」「さしつかえなければ」「失礼とは存じますが」などの応用の利くバリエーションをいくつか押さえておきましょう。
 
また催促の後に「無理を言って申し訳ございません」などをつけることで、柔らかな印象を与えることもあります。声のトーンも意図的に落とすと、より相手に誠意が伝わりやすいでしょう。
 
人とのコミュニケーションには、たった一つの正解というものは存在しません。しかし、様々な状況に対応できるテクニックや言い回しを身に付けておくと、会話がスムーズに進む事が多くなるでしょう。相手に失礼にならず、スマートな会話が出来るような言動を心がけましょう。
 


 

 
 

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